DSGVO Checkliste für Party- und Direktvertrieb

Du bist im Party- oder Direktvertrieb aktiv. Was musst Du tun, um die Datenschutzvorschriften der DSGVO einzuhalten?

Auf dieser Seite stelle ich Dir eine Checkliste zur Verfügung, die die wichtigsten Maßnahmen beinhaltet, um DSGVO konform zu sein.

Wichtiger Hinweis: Ich bin kein Rechtsanwalt. Dies ist keine Rechtsberatung, sondern eine Sammlung an Informationen aus der Praxis. Für die Verwendung der Informationen im konkreten Einzelfall kann ich daher auch keinerlei Gewährleistung geben.

Diese Checkliste befindet sich im Aufbau und zudem im ständigen Wandel, da die korrekte Auslegung der DSGVO in vielen Fällen erst durch Urteile und in der Praxis klar werden wird. Ich empfehle daher ausdrücklich, wenn nicht schon geschehen, dass Du Dich für das DSGVO Webinar anmeldest. Du erhältst dann den Link zur Aufzeichnung und jeweils eine Nachricht, wenn sich an dieser Checkliste etwas Wesentliches ändert.

Webseite auf SSL

Wenn Du eine eigene Webseite betreibst, auf der personenbezogene Daten erfasst werden (z.B. in einer Newsletter-Registrierung oder einem Kontaktformular), dann muss die Seite SSL geschützt sein.

Sie darf dann nur unter https://…. aufgerufen werden können. Beispiel: Unsere Seite ist unter https://www.verkaufsparty.de aufrufbar. Gibt man nur „http“ an, also  https://www.verkaufsparty.de, dann schaltet die Seite automatisch auf https://www.verkaufsparty.de um.

Grund für diese Umstellung: Mit https werden die Daten vom Formular verschlüsselt übertragen und können von Hackern nicht so einfach ausgelesen werden.

Impressum

Das Impressum hat nichts mit der DSGVO zu tun, es ist aber eine gute Gelegenheit, es zu überprüfen.

Du musst Du folgende Angaben machen:

  •  Einzelunternehmer(-in): Vor- und Name, Anschrift, Telefon und E-Mail Adresse.
  • GmbH: Vollständige Firmenanschrift, Telefon/Email, Geschäftsführer, Handeslregister, USt-ID

Tipp: Die IHK hat für Impressum Vorlagen; suche hier am besten über Google danach.

WICHTIG: Ein Impressum ist für Webseiten, aber auch für gewerblich genutzte Facebook Seiten oder Instagram Geschäftsprofile erforderlich. Immer dann, wenn Du als Unternehmen auftrittst (auf allen Plattformen), musst Du ein Impressum mit einem Klick erreichbar machen!

Formulare

Bei allen Kontakt-, Registrier- und Newsletterformularen muss der Webseitenbesucher direkt beim Formular informiert werden, wie mit seinen Daten umgegangen wird.

  • Welche Daten werden gespeichert?
  • Wofür werden die Daten verwendet / verarbeitet?
  • Wann werden die Daten gelöscht?
  • Hinweis auf das Widerrufsrecht
  • Hinweis auf die Datenschutzerklärung

Ein Besucher einer Webseite soll quasi genau wissen, was mit seinen Daten passiert. Außerdem soll er in die Lage versetzt werden, dass er Auskünfte einholen kann (daher Datenschutzerklärung) oder die Daten löschen lassen kann.

Datenschutzerklärung

Aus Webseiten müsst Ihr eine Datenschutzerklärung anbringen.

Unter diesem Link findet Ihr einen „Generator“, mit dem ihr kostenlos eine solche Erklärung erstellen könnt.

WhatsApp

WhatsApp darf „eigentlich“ gar nicht verwendet werden, denn WhatsApp lädt Kontaktdaten aus Euren Kontakten auf deren Server hoch. Das ist bereits ein Verstoß gegen den Datenschutz.

Allerdings… wenn Euch jemand seine Handynummer gibt und um Aufnahme in eine Gruppe oder Broadcastliste bittet, ist derjenige ja bereits auf WhatsApp und WhatsApp hat die Daten. Gleichzeitig gibt er ja auch sein OK, dass Ihr Infos senden dürft.

Mein Tipp: Holt Euch explizit noch einmal die Erlaubnis in der Gruppe, dass Ihr Nachrichten, insbesondere auch Werbung, senden dürft. Ein Textvorschlag wäre dazu:

Hallo liebe Gruppenteilnehmer,

wie Ihr wisst, nutze ich diese Gruppe, um Euch Informationen über aktuelle Angebote und neue Produkte,
Termine und alles, was für den Vertrieb von xxxxx interessant ist, zu senden.

—-
ALTERNATIV bei Vertriebspartner- oder Team-Gruppen:

wie Ihr wisst, nutze ich diese Gruppe, um Euch als Mitglied meines Teams bei XXXX
Informationen über Produkte, Angebote, Termine und alles, was für den Vertrieb von XXXX interessant ist, zu senden.
—-

Ihr wurdet mit Eurem Einverständnis in diese Gruppe aufgenommen.
Ich gehe daher davon aus, dass Ihr damit einverstanden seid, auch zukünftig diese Informationen zu erhalten.

Wenn Ihr damit NICHT einverstanden seid, könnt Ihr durch Verlassen der Gruppe den Empfang dieser Nachrichten sofort unterbinden.
Klickt in dem Fall oben auf den Gruppennamen. Es erscheint die Seite „Gruppeninfo“.
Am Ende dieser Seite könnt Ihr auf „Gruppe verlassen“ klicken und bekommt fortan keine Informationen mehr.
Alternativ könnt Ihr mir auch eine Nachricht per Whatsapp senden, ich entferne Euch dann aus der Gruppe.

Ich hoffe aber, dass Ihr alle in der Gruppe bleibt und freue mich, Euch in meinem Team / meiner Gruppe zu haben!

Herzliche Grüße,
Euer/Eure xxxxxx

Datensparsamkeit

Die DSGVO schreibt vor, dass man so wenig wie möglich Daten erfassen soll. Das bedeutet: In Formularee (online, aber auch in Papierform) nur die absolut notwendigen Daten abfragen.

Tendenziell möchte man natürlich gerne immer viel über seine Kunden oder seine Teammitglieder wissen… das Gesetz sieht das aber anders: Hier ist Sparsamkeit angesagt!

Auskunft und Löschung

Betroffene, also die Menschen, deren Daten Ihr speichert, haben ein Recht auf

  •  Auskunft: D.h. auf Verlangen müsst Ihr dem Betroffenen mitteilen, welche Daten ihr gespeichert habt, und zwar kostenlos und maximal innerhalb eines Monats.
  • Korrektur: Ihr habt falsche Angaben gespeichert? Der Betroffene hat ein Recht darauf, dass diese Angaben geändert werden.
  • Löschung: Euer Kunde / Teammitglied darf verlangen, dass die Daten über sie/ihn gelöscht werden. Hier gibt es aber eine Ausnahme: Wenn Ihr aus gesetzlichen Vorgaben die Daten weiter speichern müsst (z.B. Rechnungen wegen einer eventuellen Steuerprüfung), gilt dies nicht. Ihr dürft dann aber die Daten nicht weiter verwenden, müsst sie also sperren.

Immer up-to-date?

Ich versende in unregelmäßigen Abständen Infos zu aktuellen Themen, Schulungen, Checklisten etc.

Wenn Du möchtest, trage Dich ein, dann erhältst Du diese Infos per E-Mail. Selbstverständlich unter Beachtung des Datenschutzes, Austragen ist jederzeit durch 1 Klick möglich.


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